SBT-обмен
Долгое оформление перевозки
Когда нужно срочно подписать заявку и отправить клиенту, счет идет на секунды. С помощью обмена заявками их не нужно оформлять в системе.
Сложный процесс документооборота
Не нужно сканировать документы и отвлекать от работы руководителя из-за подписи заявки — все это сделает программа.

Что такое «SBT-обмен»?

Secure Bid Transfer (безопасный обмен заявками) — технология, которая позволяет участникам сделки безопасно обмениваться заявками и бухгалтерскими документами по защищенному каналу.

Для работы необходимо соблюдать всего 2 условия:

  1. Наличие у контрагента действующего аккаунта в Умной Логистике;

  2. Заявка должна быть проведена и согласована.

Статусы заявок в журнале SBT-обмена

Статусы заявок

«Новая» — поступило предложение принять заявку, но с ней в данный момент никаких действий не проведено.

«Отправлена» — заявка отправлена, но принимающий еще не взял ее в работу.

«Переадресована» — получатель заявки не может принять ее сейчас и передает ее коллеге.

«Принята» — заявка принята получателем.

«Подписана» — получатель принял заявку и подписал ее.

«Отклонена» — получатель заявки не принял заявку.

«Отменена» — отправитель отклонил заявку.

Как это работает?

В первую очередь необходимо включить функцию SBT-обмена в настройках программы. Для этого найдите в разделе «Личный кабинет» вкладку «Настройки программы». Кликните «SBT-обмен» и выберите пользователей, которым будет доступна отправка и прием заявок через SBT-обмен.

Затем включите оповещения по SMS о запросе на получение заявки — нажмите «Уведомлять о поступившей заявке по SMS». Так вы не упустите запрос, даже если вы не находитесь на рабочем месте.

Настройте SBT-обмен

Рассмотрим, как работает SBT-обмен со стороны отправляющего и принимающего.

Отправляющий

1. Найдите в разделе «Логистика» вкладку «Журнал заявок». Кликните «Создать» и заполните все необходимые поля. Теперь необходимо согласовать и провести заявку.

2. Далее нажмите «Отправить заявку заказчику (перевозчику)» — вы найдете эту кнопку над наименованием контрагента.

Отправить заявку
3. В открывшейся форме выберите менеджера контрагента и введите текст сообщения, который он увидит в печатной форме заявки SBT-обмена.

Выберите получателя

4. После отправки из SBT-обмена появляется всплывающее окно-уведомление об успешной отправке заявки.

Успешная отправка заявки

5. Запись об отправленной заявке появится в журнале SBT-обмена («Логистика» → «Оперативная работа логиста» → «Журнал SBT-обмена»), в котором отслеживаются статусы заявки.

Статус заявки в Журнале SBT-обмена


Принимающий

Принимающий может увидеть информацию о полученной заявке в 2 местах:

Успешная отправка заявки
Входящая заявка в Журнале SBT-обмена

Что нужно сделать дальше? Рассмотрим пошагово:

1. При открытии заявки вы увидите ее печатную форму — нужно ознакомиться с условиями. Затем заявку можно «Принять», «Перенаправить другому менеджеру или «Отклонить».

Выбор действия со входящей заявкой

2. После принятия заявки откроется форма — в ней необходимо выбрать журнал, в который будет загружена заявка.

Загрузка заявки в журнал


3. Когда заявка загрузится, вы можете перейти в ее форму через всплывающее окно или журнал заявок.

Открыть заявку

4. В заявке заполните все пустые поля, проведите ее и согласуйте перевозку. Затем ее необходимо подписать отправляющим. Подписанная копия документа с подписью и печатью автоматически появится у отправителя и получателя в заявке в разделе «Копии документов».

Подписать и отправить заявку

Ниже пример вложения подписанной заявки.

Подписанные сканы заявки