Регистрация входящих документов грузовладельца


Как зарегистрировать входящий документ из заявки?

Для исключения риска налоговой нагрузки и полноценного ведения бухгалтерии необходимо вовремя получать закрывающие документы от транспортных компаний и регистрировать их получение.
Например, звонит ТК и не понимает, почему все еще не поступила оплата за выполненную услугу. Принявший звонок специалист может здесь и сейчас посмотреть получен ли счет или акт для оплаты и скоординировать перевозчика.

1. Откройте нужную заявку и перейдите в раздел «Входящие» — вы найдете его в верхней части экрана. Далее нажмите «Зарегистрировать входящий документ» и в открывшемся списке выберите документ, который вам необходимо создать.

Нажмите «Зарегистрировать входящий документ»

2. Откроется документ, который нужно заполнить до конца: укажите дату и номер документа, его статус и дату прихода.

Заполните открывшийся документ

3. Все нужные поля заполнены? Кликните «Записать», а затем прикрепите полученную копию документа в раздел «Копии документов».

Прикрепите полученную копию документа


Как зарегистрировать входящие документы от транспортной компании по нескольким заявкам?

Для таких случаев в программе есть возможность зарегистрировать один документ на несколько перевозок, используя журнал счетов, актов или счет-фактур.

1. Откройте раздел "Бухгалтерия" - "Входящие" - "Журнал счетов/актов/счет-фактур".

Входящие журналы

2. Откройте журнал документов (счетов, актов или счет-фактур). Для создания нового документа нажмите "Создать".

Создать новый документ

3. Заполните организацию, контрагента (транспортную компанию, от которой поступил документ). Номер и дата присваиваются автоматически.

Заполните форму

Чтобы добавить в документ перевозки нажмите на кнопку "Подобрать по заявкам". В открывшейся форме вы можете выбрать несколько заявок - просто поставьте напротив них галочки. Далее нажмите "Перенести в документ".

Подберите заявки

В строке "Номер входящего документа" пропишите номер документа отправителя, рядом его дату.

Номер документа перевозчика

В строке "Статус документа" выберите из списка тип полученного документа: копия, оригинал, не подписанный экземпляр или документ был автоматически получен через SBT-обмен.

Статус документа

4. Нажмите "Провести и закрыть" для сохранения документа.