Нет бюрократии: как вести документооборот эффективнее

Что это

УПД (универсальный передаточный документ) заменяет два документа: счет-фактуру и накладную, в которых многие реквизиты дублируются. На его основании можно вести бухучет, списывать затраты по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС.

Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, возникла уже давно. Тем не менее, такая идея реализовалась всего лишь 5 лет назад — в 2013 году при вступлении в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

Важно!

Использовать УПД в документообороте необязательно — вы можете по-прежнему использовать в работе другие документы, соответствующие требованиям закона. В то же время с ним гораздо проще.

Чем так полезен

Универсальный передаточный документ значительно упрощает жизнь транспортным компаниям, облегчая документооборот: как мы уже разобрались, УПД заменяет несколько совершенно разных документов. Тем самым решается задача сокращения бюрократических процедур, что помогает эффективнее вести бизнес.

Что такое статус УПД

В документе есть реквизит «Статус». Его значение может быть «1» или «2»:

• «1» — УПД применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички;

• «2» — УПД используется только в качестве первичного учетного документа.

Смело используйте документ со статусом «2», если ваша компания использует упрощенную систему налогообложения: выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.

При статусе УПД «2» поля, которые установлены в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться. К ним относятся:

• «К платежно-расчетному документу»;

• «В том числе сумма акциза»;

• «Налоговая ставка»;

• «Цифровой код страны происхождения товара»;

• «Краткое наименование страны происхождения товара»;

• «Номер таможенной декларации».

УПД в УЛ

В первую очередь, документооборот в Умной Логистике электронный: ворох бумаг не то чтобы сократится в разы — его просто не будет, потому что все ваши документы безопасно хранятся в самой программе.

Что касается УПД, в системе реализована возможность указывать статусы этого документа и отслеживать его оборот с заказчиками и перевозчиками. При необходимости вы можете распечатать УПД: просто нажмите «Печать» и выберите нужный документ.

Статус в документе

Фильтр в журналах

Для корректной выгрузки в вашу 1С: Бухгалтерия при проведении документа автоматически прикрепится статус УПД:

• Статус 1 — при основном налогообложении (НДС);

• Статус 2 — при упрощенной системе налогообложения (УСН).

Будьте впереди своих конкурентов

УПД — более современный вид ведения документооборота в организации. Большинство транспортных компаний, которые идут в ногу со временем, уже пользуются УПД и экономят время на работе с документами. Это помогает им зарабатывать больше, так как они успевают оформить большее количество заявок. Оставьте своих конкурентов позади: внедряйте современные решения в вашей организации.