Как снизить затраты на транспортную логистику на 12% за один месяц: кейс предприятия из группы компаний «Северсталь»

ООО «Северсталь подъемные технологии» — сервисно-дистрибьюторский канатный центр компаний «Северсталь-метиз».

Сервисные центры рассредоточены по всей России: в Череповце, Волгограде, Москве, Подольске, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Красноярске и Владивостоке.

В 2019 году компания вошла в топ лидеров промышленности на всероссийской премии «Производительность труда: лидеры промышленности России – 2019». Каждый год в премии участвует больше 5000 компаний, совокупная выручка которых составляет 50% ВВП России.

Задачи, которые нужно было решить ведущему специалисту по перевозкам

1. Ускорить и упростить процесс распределения заказов на перевозку между поставщиками транспортных услуг;

2. Найти новых перевозчиков, готовых работать с компанией по более низким ставкам, и тем самым сократить затраты на транспортную логистику;

3. Ускорить процесс проверки документов от транспортных компаний.

Команда проекта 

Над каждым проектом с нашей стороны трудятся специалисты с профильным образованием в логистике, и у каждого за плечами более 100 проектов по внедрению технологий «Умной Логистики».

Внедрение по проверенному алгоритму 

Мы начали внедрять продукт по четкой последовательности шагов. Бизнес-процессы проверены и отлажены так, чтобы начать использовать «Умную Логистику» быстро и безболезненно. Ниже – список шагов: 

1. Согласовать внедрение. Как и в любой крупной компании, в «Северсталь подъемные технологии» внедрение программного обеспечения нужно согласовать со службой безопасности. Благодаря тому, что мы оперативно предоставляем все необходимые документы, удается пройти проверки без проблем. Когда другие компании группы «Северсталь» будут внедрять платформу, процесс пойдет еще быстрее;

2. Выполнить первоначальную настройку системы. Например, загрузить справочники контрагентов или исторические данные о перевозках. Этот шаг мы проходим вместе с клиентом — иногда всего за пару часов удается научить сотрудников создавать заказы, заявки и аукционы;

3. Познакомить сотрудников с отчетной средой — в «Умной Логистике» автоматически выводятся дашборды с ключевыми показателями, а необходимые отчеты строятся в один клик. Пользователям остается выбрать подходящие отчеты — под свои задачи и особенности бизнеса. В этом шаге мы подбираем оптимальный формат отчетной среды для клиента и показываем все возможные сценарии на будущее;

4. Научить пользователей формировать, отправлять и получать транспортные и бухгалтерские документы. В нашем «умном архиве» документы хранятся в связке с конкретными перевозками, что позволяет быстро найти электронный документ в нужный момент;

5. Подключить к системе всех поставщиков транспорта, с которыми работает грузовладелец. В случае со «Северсталью» нам нужно было подключить 27 компаний, однако 4 из них уже работали в «Умной Логистике». Поэтому наша служба внедрения подключила и обучила 23 транспортных компании, чтобы логисты «Северстали» продолжали работать со всеми перевозчиками в одном месте.

6. Запустить вместе с клиентом первый тендер. Задать привычные логисту параметры вроде количества перевозок, направлений, требований к транспорту. Обычно после первого тендера можно считать, что логист полностью готов работать в «Умной Логистике» самостоятельно.

Итак, рассказываем о результатах использования технологий «Умной Логистики».

Результат 1. Оптимизировали распределение заказов на перевозку между поставщиками транспортных услуг

Схема работы с заказами до подключения «Умной Логистики»:

1. В отдел транспортной логистики по электронной почте поступал заказ на перевозку от отдела продаж. В заказе — все необходимые данные и требования для организации перевозки: маршрут, груз, объем груза и т.д.;

2. По результатам предыдущих перевозок сотрудники определяли потенциальных поставщиков транспортных услуг, которые должны будут выполнить перевозку — например, 5 кандидатов;

3. Сотрудники отдела звонили кандидатам, писали по электронной почте или через мессенджеры. Как правило, из пяти кандидатов два предлагали подходящие ставки;

4. Логисты отправляли контрагентам заявки на перевозку и ждали ответов;

5. Если «финалисты» отказывались от сделки, поиски продолжались.

Сложности в управлении транспортной логистикой:

• Иногда в конце месяца приходилось закрывать объемы в авральном режиме по завышенным ставкам. Причина: из ограниченного пула поставщиков не всегда доступны те, кто работает по нужной ставке, а сроки поставки сдвигать нельзя;

• Между транспортными компаниями, которые стабильно оказывали услуги, не было конкуренции — поставщики не видели ставок конкурентов и предлагали среднерыночные цены по направлениям;

• Когда отдел логистики занимался проработкой стоимости перевозок по новым направлениям, специалистам приходилось звонить и узнавать ставки у транспортных компаний – так, на коммуникации с поставщиками могла уйти треть рабочего дня. 

Работа с заказами после подключения «Умной Логистики»:

1. Время на коммуникации с перевозчиками уже сократилось на 30% благодаря системе прямых заказов в «Умной Логистике Cargo».

Прямой заказ — это заказ с фиксированной ставкой, который грузовладелец напрямую отправляет конкретному поставщику услуг или нескольким аккредитованным транспортным компаниям. Тем самым, грузовладелец не тратит время на лишние коммуникации.

Создание прямого заказа на перевозку в «Умной Логистике Cargo»

Теперь сотрудники отдела логистики напрямую отправляют заказы постоянным поставщикам, которые еженедельно выполняют перевозки по одним и тем же маршрутам.

Перевозчики сразу видят заказы и оперативно принимают их или отказываются от сделки. Не нужно уведомлять партнеров о новых заказах: «Умная Логистика Cargo» автоматически отправляет уведомления нужным сотрудникам транспортных компаний. 

2. Больше нет переплат – каждый заказ находит поставщика по оптимальной ставке.

Если по определенному маршруту нет постоянного перевозчика, логисты публикуют аукцион для всех аккредитованных транспортных компаний. Аукцион создает конкуренцию между его участниками, что ведет к снижению ставок.

Создание аукциона на перевозку в «Умной Логистике Cargo»

За 3 месяца работы в «Умной Логистике Cargo» с помощью 93 аукционов компания уже сэкономила 5% от бюджета на транспортную логистику.

Результат 2. Нашли новых перевозчиков по нужным направлениям и сэкономили бюджет на логистику

В начале внедрения логисты запустили тендер, чтобы найти новых потенциальных перевозчиков, которые будут готовы за месяц оказать услуги по 20 основным направлениям перевозок.

Условия тендера компании «Северсталь подъемные технологии», проведенного в августе 2020 года

Результат — в торгах приняли участие 25 поставщиков транспортных услуг. С тремя компаниями, которые предложили лучшие цены и успешно прошли проверку и аккредитацию в «Умной Логистике», «Северсталь подъемные технологии» подписали долгосрочные договоры.

Сумма плановой месячной экономии на перевозках по 20 направлениям составит 12%.

Основное преимущество тендерной процедуры для компании — здоровая конкуренция между участниками тендера. Каждый поставщик стремится стать победителем в одном из направлений тендера, поэтому компании соревнуются друг с другом и снижают стоимость услуг.

Результат 3. Ускорили проверку документов от перевозчиков

Раньше логисты обменивались с перевозчиками транспортными и бухгалтерскими документами по электронной почте.

Сейчас они отправляют и получают электронные документы внутри «Умной Логистики» и оперативно проверяют их корректность.

Все электронные документы надежно хранятся в системе. В «Умной Логистике» удобный электронный архив: каждый документ связан с конкретной перевозкой, и при запросе налоговой его всегда можно найти за пару кликов.

Резюме:

1. Упростили распределение заказов между поставщиками транспортных услуг и сократили время на коммуникации с ними на 30%: теперь распределить заказы можно за несколько секунд, и нужный поставщик получит заказ прямо в «Умной Логистике»;

2. Заключили долгосрочные договоры с тремя новыми проверенными транспортными компаниями — победителями тендера, которые предложили лучшие ставки и прошли аккредитацию;

3. Получили плановую экономию для компании: 12% от бюджета на логистику по 20 направлениям только за один тендер в «Умной Логистике»;

4. Оптимизировали обмен документами и ускорили проверку документов от перевозчиков. Теперь все бухгалтерские и транспортные документы хранятся в «Умной Логистике», связаны с конкретными перевозками, а при запросе налоговой любой документ можно найти за пару кликов.

Отзыв от «Северсталь подъемные технологии»

Мы работаем в «Умной Логистике Cargo» с августа 2020 года — уже четвертый месяц. Процесс внедрения отлично организован: никаких нареканий нет. Специалисты доступно рассказали и показали, как работать в системе, а также всегда готовы помочь и ответить на возникающие вопросы.

С помощью системы мы планово сэкономили компании 12% от бюджета на логистику по 20 направлениям только за один тендер. Кроме того, мы оптимизировали взаимодействия с перевозчиками: сейчас мы быстрее распределяем заказы между ними, а также оперативно проверяем документы. Благодарим «Умную Логистику» за продуктивное сотрудничество!

Ольга Андреева,

ведущий специалист по перевозкам компании

«Северсталь Подъемные технологии»

Сегодня необходимо использовать самые современные технологии для управления транспортной логистикой на предприятиях любого масштаба. Это позволяет сокращать затраты на логистику, оптимизировать ежедневные рабочие задачи сотрудников и управлять цепями поставок из любой точки мира.

Запишитесь на онлайн-экскурсию по технологиям «Умной Логистики» по ссылке.