17 Августа 2018
6 причин сказать Excel «прощай»
До сих пор используете старый добрый Excel в работе? Да, он привычнее и удобнее для ваших логистов. Вместе с тем современный бизнес грузоперевозок с адски высокой конкуренцией требует более актуального инструмента, который позволит автоматизировать рутинные действия и работать эффективнее. Разберем основные поводы отказаться от Excel.


Ваши данные не в безопасности

В любой момент компьютер, на котором хранится ваша ценная информация, может подхватить вирус, и все данные в одно мгновение будут утеряны — в том числе таблицы Excel.

От несерьезного отношения к хранению данных пострадала не одна компания: мы часто слышим от новых клиентов подобные истории. Поэтому они и переходят на нашу программу: Умная Логистика работает на самой современной технологии построения облачных программ для бизнеса, которая предполагает использование протокола шифрования HTTPS — вероятность потери данных исключена.


Слишком много времени на рутину

Работа с документацией требует много времени, сил и внимания. При этом довольно часто бухгалтерам приходится выполнять рутинные действия (копировать данные из нескольких документов, чтобы добавить их в единый отчет и т.д.), которых можно избежать с помощью программы.

Например, для создания реестра на погрузку в Умной Логистике нужно указать только заказчика и период формирования документа: программа сама фильтрует нужные поездки. Та же история с созданием заявки: вместо 30 минут в Excel — всего 5 в программе, что помогает быть быстрее конкурентов.

Кроме того, на перепостроение отчетов тратится много времени. В нашей CRM данные в отчеты прикрепляются из заявок: не нужно ничего вводить вручную. Например, в платежный календарь данные прикрепляются из статей движения денежных средств.


Не хватает оперативности


Заказчик не будет ждать, пока ваши логисты сформируют и пришлют ему прайс-лист: кто первый предложит подходящую ставку, тот и выиграл. Скорость решает все в грузоперевозках, поэтому лучше отправить готовый прайс прямо во время разговора с заказчиком. В Умной Логистике документ формируется автоматически на основе истории ставок, которые вы вносили в программу.


Вас отвлекают

Представьте, вы сидите и думаете над стратегическим развитием компании. Но собраться с мыслями не удается — логисты часто приходят за печатью и подписью. Как избежать подобной проблемы? В Умной Логистике печать с подписью прикрепляются автоматически — причем на каждую страницу документа. Логисты экономят 15 минут своего времени, а вы не отвлекаетесь от работы.


Ошибки в документах

Все люди иногда допускают ошибки: ваши логисты могут неверно скопировать расчетный счет или не учесть некоторые скрытые расходы при расчете рентабельности перевозки.

Что касается расчетного счета, в Умной Логистике изначально создается карточка организации: в ней указывается ИНН, по которому автоматически осуществляется проверка компании по базе ФНС. Впоследствии логистам требуется только ввести название организации, которое выпадает из списка контрагентов, в форму заявки — все реквизиты и адреса добавятся автоматически. А расчет рентабельности осуществляет Умный калькулятор — уникальный инструмент, который учитывает все скрытые расходы и налоговые схемы компаний.

Кстати, не исключено, что логист, работающий в Excel, может допустить ошибку в написании формулы — тогда результаты отчета будут некорректны. При этом поиск ошибки может занять много времени.


Вас могут обмануть

У одного нашего клиента логисты меняли банковский счет в заявке, чтобы отправить деньги на перевозку себе, а не перевозчику: обман раскрылся не сразу, и компания потеряла много денег. В Умной Логистике нельзя редактировать банковский счет в форме заявки, поэтому возникновение подобной ситуации невозможно.


Так или иначе работа в Excel требует гораздо больше времени и сил, при этом не предоставляет должного удобства работы. Переходите на темную сторону на сторону инструментов автоматизации бизнеса: наши специалисты знают, как облегчить работу сотрудников транспортно-экспедиционной компании и помочь зарабатывать больше.


Бизнес-рассылка для логистов.

Получайте лучшие материалы прямо на почту. Всего лишь один раз в неделю.

Использование и цитирование материалов допускается при наличии прямой активной ссылки на сайт