CRM для экспедитора – как с помощью одной программы делать все?

Прежде всего – термины. Под «экспедитором» мы будем понимать транспортно-экспедиционную компанию, которая предоставляет комплексные услуги в сфере грузоперевозок от принятия заказа до разгрузки в пункте назначения. CRM (от английского customer relationship management –управление взаимоотношениями с клиентами) – это программа или сервис, который помогает автоматизировать работу компании, планировать задачи и налаживать удобные и эффективные взаимодействия как внутри компании, так и с клиентами и партнерами.

Сегодня CRM-системами часто называют две отдельные группы сервисов, которые принципиально отличаются по функционалу, задачам и производимому результату: «настоящие CRM» и программы для учета работы.

• Программы для учета работы в грузоперевозках

Название говорит само за себя – эти программы используются в основном для автоматизации документооборота и регистрации фактических событий и показателей. Основное поле работы таких программ – рутинные функции: например, сверка, создание документов, построение графиков или таблиц по существующим показателем. Таким образом, такие программы помогают систематизировать учет и ведение дел.

• CRM

Функционал таких программ и сервисов значительно шире: они используются для автоматизации не отдельных функций, а процессов целиком – например, грузоперевозки от поступления заказа до разгрузки транспорта и оплаты. Они помогают выстроить взаимодействие между разными структурами компании. CRM гораздо сложнее учетных программ (и, конечно, содержат в себе все функции последних) – и дают значительные конкурентные преимущества компаниям, которые их используют. Использование CRM-систем – это одна из составляющих, просто необходимых для компаний, которые действительно хотят развивать свой бизнес.

CRM-системами пользуются все крупные российские банки, операторы связи и провайдеры: именно благодаря ним в компаниях ведется полный контроль за выполнением задач и взаимодействиями с клиентами.

Большая часть существующих программ для транспортно-экспедиционных компаний сегодня можно отнести к учетным. Одной из причин такой популярности является невысокая стоимость разработки и использования, а также простота внедрения. Такие программы несложно включить в повседневную работу, так как они не оптимизируют бизнес-процессы, а лишь заменяют устаревшие или неэффективные способы учета.

CRM-системы кардинально отличаются по всем характеристикам. Для их внедрения требуется как минимум провести комплексное обучение сотрудников. Порог входа несколько выше, но значительнее и преимущества, которые они дают компании. Ведь помимо функций учета, которые относительно универсальны и просты, такие программы и сервисы предлагают пользователям инструменты для реального повышения результативности работы сотрудников. Оптимизируется распределение нагрузки, настраивается эффективное взаимодействие как внутри компании, так и с клиентами и партнерами. И российский рынок грузоперевозок только приходит к пониманию необходимости полноценных CRM-систем в работе компаний.

Что должна уметь CRM для экспедитора?

1. Умные инструменты для работы

Например, системы, которые позволяют рассчитать рентабельность заказа на перевозку или автоматически рассчитывают зарплату сотрудников с учетом процентов и коэффициентов. Это выводит работу на качественно новый уровень.

2. Ведение баз данных

Контакты заказчиков и перевозчиков — основной ресурс для экспедиторской компании. Единый справочник всех контрагентов упрощает поиск нужного контакта и обеспечивает сохранность данных. Полная история взаимодействий позволяет в любой момент отследить все ставки, договоры и коммерческие предложения.

3. Электронный документооборот и автоматизированное создание документов

По-настоящему электронный документооборот – это когда логисту не нужно выходить из программы, чтобы совершить какую-либо операцию с документом. Например – отправить на согласование или на подпись заказчику или перевозчику. Естественно, все документы должны создаваться и храниться в электронном виде, прикрепленными к каждой заявке, чтобы можно было найти необходимый документ в случае сверки и отчетности.

4. Интеграция с государственными сервисами и с 1С

Программа не может существовать сама по себе. Для успешного бизнеса сегодня требуется как можно больше взаимодействий. Интеграция с 1С – одной из самых популярных программ – существенно упрощает бухгалтерский учет. Возможность использовать функции государственных порталов – например, проверять реквизиты, финансовую отчетность организации или действительность паспорта водителя – помогает обезопасить перевозки.

5. Онлайн-доступ

Безусловно, программа должна быть «облачной» - не привязанной к конкретному компьютеру, что позволяет вести работу и контролировать перевозки в любом месте, где есть интернет – даже из дома или в отпуске. Облачное хранение информации также значительно безопаснее, так как информация хранится в зашифрованном виде и многократно дублируется – риск ее потери или кражи минимален.

6. Удобный сервис и поддержка

Обучение работе в программе должно быть быстрыми и удобными – так, чтобы сотрудники могли использовать ее основные функции уже в первый день обучения. Безусловно, программа должна получать регулярные обновления, иметь возможность индивидуальной настройки и иметь ежедневную техподдержку – то, без чего немыслимо существование ни одного современного сервиса.

Выбор программного обеспечения для работы транспортной компании – серьезный и ответственный шаг, который повлияет на развитие компании на годы вперед. Необходимо подобрать программу, которая будет отвечать всем требованиям и, что самое главное, будет простой, удобной и по-настоящему приятной в работе.

13 257 компаний считают такой Умную Логистику – современную CRM-систему, разработанную специально для экспедиторских компаний. Работа в программе Умная Логистика помогает увеличить прибыль на 20% уже через 3 первых месяца работы. Только на оформлении заявок каждый менеджер-логист экономит до двух часов рабочего времени ежедневно.

Зарегистрируйтесь сейчас и получите логин и пароль бесплатно.