Как пользоваться базой знаний Умной Логистики

SBT-обмен

Проблемы, которые решает инструмент:
1
Долгое оформление перевозки
Когда нужно срочно подписать заявку и отправить клиенту, счет идет на секунды. С помощью обмена заявками их не нужно оформлять в системе.
2
Сложный процесс документооборота
Не нужно сканировать документы и отвлекать от работы руководителя из-за подписи заявки — все это сделает программа.
Краткое содержание
    Смотрите также: Логисту

    Польза и возможности

    Надежные каналы обмена документами для заключения сделки

    Технология SBT-обмена гарантирует безопасный обмен заявками и бухгалтерскими документами между всеми пользователями ИТ-экосистемы «Умная Логистика» по защищенному каналу без угрозы кражи данных третьими лицами.


    Что такое «SBT-обмен»?

    Secure Bid Transfer (безопасный обмен заявками) — технология, которая позволяет участникам сделки безопасно обмениваться заявками и бухгалтерскими документами по защищенному каналу.

    Для работы необходимо соблюдать всего 2 условия:

    1. Наличие у контрагента действующего аккаунта в Умной Логистике;

    2. Заявка должна быть проведена и согласована.


    Статусы заявок в журнале SBT-обмена

    Статусы заявок

    «Новая» — поступило предложение принять заявку, но с ней в данный момент никаких действий не проведено.

    «Отправлена» — заявка отправлена, но принимающий еще не взял ее в работу.

    «Переадресована» — получатель заявки не может принять ее сейчас и передает ее коллеге.

    «Принята» — заявка принята получателем.

    «Подписана» — получатель принял заявку и подписал ее.

    «Отклонена» — получатель заявки не принял заявку.

    «Отменена» — отправитель отклонил заявку.



    Как это работает?

    В первую очередь необходимо включить функцию SBT-обмена в настройках программы. Для этого найдите в разделе «Личный кабинет» вкладку «Настройки программы». Кликните «SBT-обмен» и выберите пользователей, которым будет доступна отправка и прием заявок через SBT-обмен.

    Затем включите оповещения по SMS о запросе на получение заявки — нажмите «Уведомлять о поступившей заявке по SMS». Так вы не упустите запрос, даже если вы не находитесь на рабочем месте.

    Настройте SBT-обмен

    Рассмотрим, как работает SBT-обмен со стороны отправляющего и принимающего.

    Отправляющий

    1. Найдите в разделе «Логистика» вкладку «Журнал заявок». Кликните «Создать» и заполните все необходимые поля. Теперь необходимо согласовать и провести заявку.

    2. Далее нажмите «Отправить заявку заказчику (перевозчику)» — вы найдете эту кнопку над наименованием контрагента.

    Отправить заявку
    3. В открывшейся форме выберите менеджера контрагента и введите текст сообщения, который он увидит в печатной форме заявки SBT-обмена.

    Выберите получателя

    4. После отправки из SBT-обмена появляется всплывающее окно-уведомление об успешной отправке заявки.

    Успешная отправка заявки

    5. Запись об отправленной заявке появится в журнале SBT-обмена («Логистика» → «Оперативная работа логиста» → «Журнал SBT-обмена»), в котором отслеживаются статусы заявки.

    Статус заявки в Журнале SBT-обмена


    Принимающий

    Принимающий может увидеть информацию о полученной заявке в 2 местах:

    • всплывающее окно-уведомление

    Успешная отправка заявки
    • журнал SBT-обмена.

    Входящая заявка в Журнале SBT-обмена

    Что нужно сделать дальше? Рассмотрим пошагово:

    1. При открытии заявки вы увидите ее печатную форму — нужно ознакомиться с условиями. Затем заявку можно «Принять», «Перенаправить другому менеджеру или «Отклонить».

    Выбор действия со входящей заявкой

    2. После принятия заявки откроется форма — в ней необходимо выбрать журнал, в который будет загружена заявка.

    Загрузка заявки в журнал


    3. Когда заявка загрузится, вы можете перейти в ее форму через всплывающее окно или журнал заявок.

    Открыть заявку

    4. В заявке заполните все пустые поля, проведите ее и согласуйте перевозку. Затем ее необходимо подписать отправляющим. Подписанная копия документа с подписью и печатью автоматически появится у отправителя и получателя в заявке в разделе «Копии документов».

    Подписать и отправить заявку

    Ниже пример вложения подписанной заявки.

    Подписанные сканы заявки


    Полезность статьи:
    (Голосов: 7, Рейтинг: 4.86)
    Не нашли нужный функционал? Закажите индивидуальные доработки Умной Логистики