Как пользоваться базой знаний Умной Логистики

Как создать заявку перевозчику

Проблемы, которые решает инструмент:
1
Опережение конкурентов
Оформляйте заявку за 1 минуту и отправляйте ее на почту заказчику прямо из программы, пока конкуренты только вводят в Excel необходимые данные.
2
Беспорядок с документами
Освободите рабочий стол — храните копии ТТН и подписанных заявок на перевозку в поле «Копии документов», чтобы не тратить время на поиск при их необходимости. Не волнуйтесь, ваши документы будут в безопасности.
3
Долгое оформление документов
Печать и подпись копируются в документ автоматически — не нужно из-за них отвлекать от работы руководителя.
Краткое содержание
    Смотрите также: Логисту

    Польза и возможности

    1. Быстрое создание заявки

    Создавайте новую заявку с помощью кнопки «Скопировать»: программа автоматически вводит данные предыдущей заявки, а вам останется только поправить пару пунктов. 


    2. Автоматическая выписка документов

    Выписывайте счета, акты, счет-фактуры и доверенности быстро и корректно и отправляйте их заказчику на почту. 

    счета.png

    3. Готовые шаблоны документов

    Будьте быстрее конкурентов: отправляйте заявку заказчику, используя готовый шаблон. В него автоматически загружены печать компании и подпись руководителя, поэтому вы экономите от 15 минут своего времени — за этот срок вы можете оформить несколько заявок. 

    Готовые шаблоны документов

    Как создать заявку?

    1. Найдите в разделе «Логистика» вкладку «Журнал заявок» — здесь хранятся все ваши заявки.

    Открыть Журнал Заявок.png

    2. Открылся журнал заявок экспедитора. Вам нужно перейти в другой журнал, нажав «Журнал перевозчика».

    Журнал заявок перевозчика.png

    3. Для создания новой заявки нажмите «Создать заявку» или «Скопировать».


    4. Открылась форма заявки. Есть поля, выделенные красным: их нужно обязательно заполнить для проведения заявки.

    Заполните поля, выделенные красным.png

    Обратите внимание! Если в заявке участвуют два водителя, нажмите на ссылку «Ещё» и выберите из списка ваших водителей второго. Выбрав второго водителя, вы открываете раздел в «Затратах на перевозку», где можно увидеть его зарплату по ранее сохраненным настройкам.

    Второй водитель в заявке

    Важные советы

    • Умная Логистика автоматически записывает вашу первую заявку под номером «00001». Если вы хотите продолжить нумерацию заявок, которую использовали до начала работы с программой, введите нужный порядковый номер, сохранив лидирующие нули. В сумме должно получиться 5 цифр. Например, «00345».

    • Ваш заказчик ведет свою нумерацию заявок? Впишите его номера тоже, чтобы избежать путаницы и потом сэкономить время на поиск документа в программе. Для этого используйте ссылку «Изменить № заявки Заказчика», которую вы найдете в одной строке с полем «Номер заявки».

    6. Не забудьте выбрать договор, по которому осуществляется перевозка, в поле «Договор с заказчиком».

    7. В правой части страницы есть раздел «Затраты на перевозку», где можно внести планируемые и фактические затраты.

    Затраты на перевозку

    В этом разделе вы можете зафиксировать выдачу подотчетному лицу — водителю — денег на поездку, нажав «Выдать подотчетнику», и создать его отчет по чекам, нажав «Авансовый отчет».


    8. После проведения авансового отчета в заявке автоматически отобразятся фактические затраты. Если вы не ведете учет подотчетных лиц, их затраты можно добавить в заявку другим способом. Пройдите путь «Бухгалтерия» → «Расходы» → «Регистрация расходов» и кликните «Создать». В открывшейся форме необходимо ввести статьи затрат и сумму документа.

    Регистрация расходов

    9. Вернемся к форме заявки. Создайте путевой лист, нажав «Ввести путевой лист»,чтобы следить за действиями водителя и износом транспортного средства.

    Ввести путевой лист

    10. Хотите контролировать перевозки на всех этапах? Мы сняли вашу головную боль, добавив поля «Статус перевозки» и «Статус ТТН». Вы найдете выбор статусов в конце страницы.

    Статусы в заявке

    11. Все нужные поля заполнены? Кликните иконку дискетки, чтобы сохранить заявку. Теперь вы можете ее распечатать — выберите «Печать».

    Готово!

    Вы создали заявку.

    Полезность статьи:
    (Нет голосов)
    Не нашли нужный функционал? Закажите индивидуальные доработки Умной Логистики