Как пользоваться базой знаний Умной Логистики

Как создать заявку экспедитору

Проблемы, которые решает инструмент:
1
Опережение конкурентов
Оформляйте заявку за 1 минуту и отправляйте ее на почту заказчику и перевозчику прямо из программы, пока конкуренты только вводят в Excel необходимые данные.
2
Беспорядок с документами
Освободите рабочий стол — храните копии ТТН и подписанных заявок на перевозку в поле «Копии документов», чтобы не тратить время на поиск при их необходимости. Не волнуйтесь, ваши документы будут в безопасности.
3
Долгое оформление документов
Печать и подпись копируются в документ автоматически — не нужно из-за них отвлекать от работы руководителя.
Краткое содержание
    Смотрите также: Логисту

    Основные возможности при работе с заявкой

    1. Автоматическая выписка документов

    Выписка счета, акты, счет-фактуры и доверенности быстро и корректно, отправка их заказчику и перевозчику на почту. 

    Выписка документов

    2. Готовые шаблоны документов

    Отправка договор-заявки заказчику и перевозчику, используя готовый шаблон. В него автоматически загружены печать компании и подпись руководителя, поэтому вы экономите от 15 минут своего времени — за этот срок вы можете оформить несколько заявок. 

    Готовые шаблоны документов.png

    Как создать заявку

    1. Найдите в разделе «Логистика» вкладку «Журнал заявок» — здесь хранятся все ваши заявки.

    Найдите вкладку «Журнал заявок»

    2. Для создания новой кликните «Создать заявку» или «Скопировать» (тогда в заявку прикрепятся данные последней созданной заявки).

    1.png

    3. Открылась форма заявки. Есть поля, выделенные красным: их нужно обязательно заполнить для проведения заявки.

    Обязательные поля

    Если в заявке участвует два водителя, нажмите на гиперссылку, отмеченную на скриншоте красным, и выберите из списка второго водителя. Данные о каждом водителе отобразятся в печатной форме заявки.

    Выбрать второго водителя

    Важные советы

    Умная Логистика автоматически записывает вашу первую заявку под номером «00001». Если вы хотите продолжить нумерацию заявок, которую использовали до начала работы с программой, введите нужный порядковый номер, сохранив лидирующие нули. В сумме должно получиться 5 цифр. Например, «00345».

    Ваши контрагенты ведут свою нумерацию заявок? Впишите их номера тоже, чтобы избежать путаницы и потом сэкономить время на поиск документа в программе. Для этого используйте ссылку «Изменить № заявки Заказчика или Перевозчика», которую вы найдете в одной строке с полем «Номер». 


    4. Не пишите название компаний полностью: используйте все возможности программы. Начните вводить в строке название компании и выберите нужное из открывшегося списка или воспользуйтесь справочником, кликнув <...>.

    Выбор контрагента

    Не нашли необходимого заказчика или перевозчика? Не нужно вспоминать, в каком разделе создается новый контрагент: добавьте его во время составления заявки. Нажмите <...> и на открывшейся странице выберите «Создать заказчика/перевозчика».

    4.png

    5. Пропускаем поле «Маршрут»: оно заполнится автоматически, когда вы введете всю информацию о перевозке. При необходимости его отредактировать просто кликните на маршрут и в новом окне измените его. Измененный маршрут будет отображаться во всех документах по заявке.

    Измените маршрут

    6. Теперь вам необходимо выбрать договор, по которому осуществляется перевозка.
    Если с заказчиком/перевозчиком у вас подписан один генеральный договор, то в форме заявки поля для выбора договора не будет - автоматически при печати перевозки откроется печатная форма приложения к договору.
    В случае, если с контрагентом подписано 2 и более договоров в заявке автоматически подставится последний подписанный. Для того, чтобы его перевыбрать нажмите на договор и выберите в открывшемся окне нужный.

    Договор при создании заявки

    7. Заполните поля в разделе «Оплата». Если в карточке контрагента внесены все данные, поля «Форма» и «Условие» заполнятся автоматически.

    8. Перейдем к данным о погрузке и разгрузке. Создавая адрес погрузки, не забудьте указать наименование грузоотправителя — тогда будет автоматически формироваться журнал потенциальных заказчиков. Вы найдете его, передвигаясь по пути: «Продажи» → «Журналы» → «Потенциальные заказчики».

    Грузоотправитель в адресе

    9. Кликните «Добавить» → «Разгрузка», чтобы внести данные о разгрузке. Далее повторяем рекомендации из предыдущего пункта, только для разгрузки.

    10. Теперь посмотрите направо — вы найдете поле «Дополнительно». Не пренебрегайте им — оставьте здесь дополнительную информацию о перевозке, чтобы не забыть. Например, запишите точное описание места погрузки и разгрузки.

    Важная заметка

    При перевозке со сборным грузом поставьте галочку над маршрутом в поле «Сборный груз» — так вы отметите, что заявка состоит в сборке. Выберите из списка наименование сборки или создайте новую: назовите ее так, чтобы в отчете по сборным грузам вы легко могли найти нужную. Вы найдете этот отчет, пройдя путь «Логистика» → «Отчеты» → «Отчет по сложным перевозкам».

    Сборная заявка

    11. Водитель может ошибиться в адресе, получив ваш звонок во время поездки на шумной дороге. Мы любим быстрый и качественный сервис. Поэтому наши разработчики добавили функцию отправки SMS водителям. Обязательно воспользуйтесь, чтобы избежать недопонимания.

    Вы можете отправить адреса погрузки и разгрузки одним действием: просто поставьте галочки в нужных адресах.

    Отправить SMS водителю

    12. Хотите контролировать перевозки на всех этапах? Мы сняли вашу головную боль, добавив поля «Статус перевозки» и «Статус ТТН». Вы найдете выбор статусов в конце страницы.

    8.png

    13. Все нужные поля заполнены? Кликните иконку дискетки, чтобы сохранить заявку. Теперь ее можно распечатать — выберите «Печать». Умная Логистика позволяет распечатать заявку с заказчиком и перевозчиком из одной формы. Но не беспокойтесь! Ваш клиент и перевозчик «не встретятся» друг с другом в одной печатной форме. 

    9.png

    Готово!

    Вы создали заявку.

    Полезность статьи:
    (Голосов: 2, Рейтинг: 5)
    Не нашли нужный функционал? Закажите индивидуальные доработки Умной Логистики