Как пользоваться базой знаний Умной Логистики

Как создать заявку экспедитору

Проблемы, которые решает инструмент:
1
Опережение конкурентов
Оформляйте заявку за 1 минуту и отправляйте ее на почту заказчику и перевозчику прямо из программы, пока конкуренты только вводят в Excel необходимые данные.
2
Беспорядок с документами
Освободите рабочий стол — храните копии ТТН и подписанных заявок на перевозку в поле «Копии документов», чтобы не тратить время на поиск при их необходимости. Не волнуйтесь, ваши документы будут в безопасности.
3
Долгое оформление документов
Печать и подпись копируются в документ автоматически — не нужно из-за них отвлекать от работы руководителя.
Краткое содержание
    Смотрите также: Логисту

    Польза и возможности

    1. Быстрое создание заявки

    Создавайте новую заявку с помощью кнопки «Скопировать»: программа автоматически вводит данные предыдущей заявки, а вам останется только поправить пару пунктов. 

    1.png

    2. Автоматическая выписка документов

    Выписывайте счета, акты, счет-фактуры и доверенности быстро и корректно и отправляйте их заказчику и перевозчику на почту. 

    Выписка документов

    3. Готовые шаблоны документов

    Будьте быстрее конкурентов: отправляйте заявку заказчику и перевозчику, используя готовый шаблон. В него автоматически загружены печать компании и подпись руководителя, поэтому вы экономите от 15 минут своего времени — за этот срок вы можете оформить несколько заявок. 

    Готовые шаблоны документов.png

    Как создать заявку

    1. Найдите в разделе «Логистика» вкладку «Журнал заявок» — здесь хранятся все ваши заявки.

    1,1.png

    2. Для создания новой кликните «Создать заявку» или «Скопировать». 

    1.png

    3. Открылась форма заявки. Есть поля, выделенные красным: их нужно обязательно заполнить для проведения заявки.

    Заполните поля, выделенные красным

    Если в заявке участвует два водителя, нажмите на гиперссылку, отмеченную на скриншоте красным, и выберите из списка второго водителя. Данные о каждом водителе отобразятся в печатной форме заявки.

    Выберите из списка второго водителя

    Важные советы

    Умная Логистика автоматически записывает вашу первую заявку под номером «00001». Если вы хотите продолжить нумерацию заявок, которую использовали до начала работы с программой, введите нужный порядковый номер, сохранив лидирующие нули. В сумме должно получиться 5 цифр. Например, «00345».

    Ваши контрагенты ведут свою нумерацию заявок? Впишите их номера тоже, чтобы избежать путаницы и потом сэкономить время на поиск документа в программе. Для этого используйте ссылку «Изменить № заявки Заказчика или Перевозчика», которую вы найдете в одной строке с полем «Номер». 


    4. Не пишите название компаний полностью: используйте все возможности программы. Начните вводить в строке название компании и выберите нужное из открывшегося списка или воспользуйтесь справочником, кликнув <...>.

    Выбор контрагента

    Не нашли необходимого заказчика или перевозчика? Не нужно вспоминать, в каком разделе создается новый контрагент: добавьте его во время составления заявки. Нажмите <...> и на открывшейся странице выберите «Создать заказчика/перевозчика».

    4.png

    5. Пропускаем поле «Маршрут»: оно заполнится автоматически, когда вы введете всю информацию о перевозке.

    6. Теперь вам необходимо выбрать договор, по которому осуществляется перевозка.

    Выберите договор

    7. Заполните поля в разделе «Оплата». Если в карточке контрагента внесены все данные, поля «Форма» и «Условие» заполнятся автоматически.

    8. Перейдем к данным о погрузке и разгрузке. Создавая адрес погрузки, не забудьте указать наименование грузоотправителя — тогда будет автоматически формироваться журнал потенциальных заказчиков. Вы найдете его, передвигаясь по пути: «Продажи» → «Журналы» → «Потенциальные заказчики».

    Грузоотправитель в адресе

    9. Кликните «Добавить» → «Разгрузка», чтобы внести данные о разгрузке. Далее повторяем рекомендации из предыдущего пункта, только для разгрузки.

    10. Теперь посмотрите направо и вы найдете поле «Дополнительно». Не пренебрегайте им — оставьте здесь дополнительную информацию о перевозке, чтобы не забыть. Например, запишите точное описание места погрузки и разгрузки.

    Важная заметка

    При перевозке со сборным грузом поставьте галочку над маршрутом в поле «Сборный груз» — так вы отметите, что заявка состоит в сборке. Выберите из списка наименование сборки или создайте новую: назовите ее так, чтобы в отчете по сборным грузам вы легко могли найти нужную. Вы найдете этот отчет, пройдя путь «Логистика» → «Отчеты».

    Сборная заявка

    11. Водитель может ошибиться в адресе, получив ваш звонок во время поездки на шумной дороге. Мы любим быстрый и качественный сервис. Поэтому наши разработчики добавили функцию отправки SMS водителям. Обязательно воспользуйтесь, чтобы избежать недопонимания.

    Вы можете отправить адреса погрузки и разгрузки одним действием: просто поставьте галочки в нужных адресах.

    Отправить SMS водителю

    12. Хотите контролировать перевозки на всех этапах? Мы сняли вашу головную боль, добавив поля «Статус перевозки» и «Статус ТТН». Вы найдете выбор статусов в конце страницы.

    8.png

    13. Все нужные поля заполнены? Кликните иконку дискетки, чтобы сохранить заявку. Теперь ее можно распечатать — выберите «Печать». Умная Логистика позволяет распечатать заявку с заказчиком и перевозчиком из одной формы. Но не беспокойтесь! Ваш клиент и перевозчик «не встретятся» друг с другом в одной печатной форме. 

    9.png

    Готово!

    Вы создали заявку.

    Полезность статьи:
    (Голосов: 2, Рейтинг: 5)
    Не нашли нужный функционал? Закажите индивидуальные доработки Умной Логистики