Как пользоваться базой знаний Умной Логистики

Добавление организации

Проблемы, которые решает инструмент:
1
Постоянная печать документов для подписи руководителем
Не нужно отвлекать от работы ответственных лиц из-за подписи и печати — загрузите их в программу. Тогда они автоматически добавятся во все документы.
2
Ручной ввод реквизитов в шаблоны
В программе все адреса и реквизиты автоматически прикрепляются в печатные формы — логисты не допустят ошибок при формировании договора или счета.
3
Потеря важных документов
Добавляйте в программу копии всех документов компании. Будьте уверены — ваши документы находятся в безопасности.
Краткое содержание
    Смотрите также: Руководителю

    В программе вы можете внести все свои фирмы без ограничений в количестве.

    Как добавить свою организацию?

    1. Найдите в разделе «Личный кабинет» вкладку «Организации».

    Откройте Личный Кабинет

    2. Нажмите «Создать», чтобы добавить новую организацию.

    Нажмите Создать

    3. Пропишите название организации, ее реквизиты, адреса. 

    Заполните все поля

    Обратите внимание на строку с префиксом: если вы планируете вести учет в программе по нескольким организациям, нужно присвоить буквенное разделение (одна или две) для корректного ведения выписки бухгалтерских документов. Посоветуйтесь с бухгалтером!

    Префикс

    Поставьте галочку как на скриншоте, если не хотите, чтобы пользователи «Умной Логистики» (перевозчики) видели ее.

    Не публиковать организацию

    4. Перейдите во вкладку «Банковские счета организации», чтобы прописать их. Кликните «Создать» для добавления нового. Заполните номер р/с и БИК банка, чтобы создать его автоматически. Если расчетный счет открыт в иностранном банке, предварительно выберите страну.

    Создание р/с

    5. Чтобы во всех печатных формах программы (договор, договор-заявка, бухгалтерские документы и пр.) были проставлены печать и логотип фирмы, перейдите в раздел «Добавить логотип и печать». Кликните «Добавить логотип» или «Добавить печать» для загрузки.

    Загрузите логотип и печать

    Файл должен быть размещен на прозрачном фоне в формате PNG. Размер у печати должен быть 400*400 пикселей, у логотипа — 400*300.

    Загрузка печати и логотипа

    6. Заполните раздел «Инструкции и Правила работы для Перевозчиков» — эти требования пользователи «Умной Логистики» увидят в карточке контрагента (вас). Если впоследствии ваши правила поменяются, и вы захотите актуализировать их по аккредитованным перевозчикам, обзванивать их не нужно — программа сделает все за вас. Просто нажмите «Отправить уведомления аккредитованным перевозчикам об изменении инструкции», сообщение перевозчики получат в функции «Взаимодействия между пользователями».

    Заполните инструкции

    7. Настройте налоги, чтобы в договорах с перевозчиками прописывалась верная налоговая ставка автоматически.

    Пропишите налоговую ставку

    8. Одно из преимуществ программы — автоматическое формирование документов сразу с печатями и подписями руководителей, главных бухгалтеров. Это максимально экономит время сотрудников и разгружает подписантов организации.

    Чтобы загрузить подпись руководителя и гл. бухгалтера, перейдите в следующую вкладку. Кликните «Создать».

    Вкладка Ответственные лица

    В открывшейся форме выберите дату, с которой будет отображаться подпись в документах, и роль ответственного лица в организации. Затем введите ФИО ответственного сотрудника и его пол (необходимо создать карточку). Заполните поля «Должность» и «Действует на основании» — данные автоматически будут прописаны в печатных формах. Строчка «Вид значения подписи» определяет место в программе, в каких документах подпись будет отображаться. 

    Добавьте подпись

    Для загрузки файла нажмите «Загрузить с диска». Файл должен быть размещен на прозрачном фоне в формате PNG. Размер у подписи должен быть 250*200 пикселей.

    9. В разделе «Настройка печатных форм» выберите, какую форму документа вы будете использовать. В программе есть типовые формы заявок, договор-заявок, генеральных договоров, счетов, актов и доверенностей. При необходимости вы можете отредактировать нужный документ так, как вам нужно.

    Выберите из списка печатную форму.

    Выберите печатную форму из списка

    Нажмите на иконку редактирования — она выделена на скриншоте красным.

    Кнопка редактирования

    В открывшейся форме сделайте нужные изменения и сохраните их, кликнув «Записать и закрыть».

    Важная заметка

    Не удаляйте и не переименовывайте значения в маркерах для поиска «< >» или в квадратных скобках — в них прописаны параметры, которые прикрепляются в печатные формы. Если они будут отсутствовать, программа не сможет распечатать документ.

    Запрещенные символы для редактирования

    10. Вернитесь в раздел «Основное» и сохраните новую организацию, кликнув «Записать и закрыть».

    Сохраните организацию

    Готово! Вы добавили организацию.

    Полезность статьи:
    (Нет голосов)
    Не нашли нужный функционал? Закажите индивидуальные доработки Умной Логистики